با گذر زندگی و پیش آمدن مسائل مختلف، بهره وری یکی از آن موضوعاتی است که هیچ گاه قدیمی نخواهد شد. تقریباً می توان گفت برای مدیریت بهتر زمان، حذف عوامل حواس پرت کن، و منظم باقی ماندن بی نهایت راه مختلف وجود دارد. یکی از علت های گستردگی این بحث این است که هر یک از ما با ویژگی های شخصیتی منحصر به فرد، عادات کاری خاص، و وظایف گوناگون، تفاوت زیادی با دیگران داریم.
جمعی از متخصصین حوزه ی بهره وری، توصیه های خود را برای بالا بردن این ویژگی در افراد با دیگران در میان گذاشته اند. امید می رود این ۱۰ استراتژی بتوانند به شما کمک کنند سال ۹۵ را به پر بازده ترین سال زندگی خود بدل کنید.
۱- بین کارهای خود وقفه ای در نظر بگیرید
حتماً شما هم در سر و کار با سرویس های اشتراک ویدیو مثل یوتیوب با ارائه ی ویدیو های بعدی به صورت خودکار پس از تمام شدن ویدیوی قبلی آشنا هستید. دکتر جاش دیویس، نویسنده و محقق، در مورد تبدیل شدن به نمونه ی انسانی این ویژگی هشدار می دهد. او می گوید: «درست پیش از آنکه کار تازه ای را شروع کنید یکی دو دقیقه به تأمل بپردازید و از خودتان بپرسید آیا انجام این کار برای امروز اولویت دارد یا خیر».
دیویس می گوید «این کار ممکن است وقت تلف کردن به نظر بیاید، اما این وقفه ها خیلی کوتاه هستند. وقت تلف کردن یعنی به کاری بپردازید که آنقدر ها اهمیت ندارد و با این وجود تمام روز را از شما بگیرد».
۲- فکر کردن آگاهانه به مشکلات را متوقف کنید
مشکلات به ظاهر حل نشدنی می توانند به سیاهچاله های زندگی ما تبدیل شوند و تمام انرژی و توان ما را در خود ببلعند. به همین دلیل اسکات ابلین توصیه می کند: «فکر کردن آگاهانه به مشکلات را کنار بگذارید. مطالعات تازه و جالب زیادی منتشر شده اند که ثابت می کنند باید در طول روز زمانی را به تفکر ناخودآگاه اختصاص دهیم. در همین برهه های تفکر ناخودآگاه است که بهترین ایده ها و راه حل ها به ذهن ما می آیند».
۳- زود بیدار شوید و بنویسید
حتی می توان زمان یاد شده در مورد بالا را در برنامه ی روزانه نیز گنجاند. سالی کراوچک، بنیانگذار الوست ۹۰ دقیقه ی آغازین هر روز خود را به همین کار اختصاص می دهد. او می گوید: «مستقیم به آشپزخانه می روم، یک لیوان قهوه درست می کنم، روبروی رایانه می نشینم و شروع می کنم به نوشتن».
او ادامه می دهد: «من معمولاً با ایده های تازه ای از خواب بیدار می شوم و سعی می کنم پیش از آنکه ذهن خودآگاهم به سانسور افکارم بپردازد همه ی آنها را با نوشتن از ذهنم خارج کنم و جایی بنویسم». هدف از این کار پیدا کردن ایده ای انقلابی نیست، بلکه کمک می کند افکارتان را کمی تکان دهید و بعداً به موارد مهم آنها رسیدگی کنید.
کراوچک در مورد این ایده ها می گوید: «برخی از آنها را وقتی بعداً می خوانم چیز زیادی دستگیرم نمی شود. اما بعضی هایشان ایده های خوبی محسوب می شوند و تعداد کمی نیز لا اقل به عقیده ی خودم ایده های فوق العاده ای هستند».
۴- برای خودتان پلی لیست درست کنید
اما نه هر پلی لیستی. قرار نیست فکر نشده ۵۰ آهنگ مورد علاقه تان را در یک فهرست بریزید و دکمه ی اجرای تصادفی را بزنید. مت مک اینیس، بنیانگذار و مدیرعامل اینکلینگ توصیه می کند «پلی لیستی ۳۰ دقیقه ای از آهنگ های بدون کلام و انرژی بخش درست کنید، و تا پایان این فهرست اپلیکیشن هایی مثل ایمیل، توئیتر و اسلک که حواستان را پرت می کنند را ببندید. سپس آگاهانه به کار دیگری بپردازید تا وقتی که بخواهید پلی لیست بعدیتان را گوش کنید».
۵- کمتر وسواس به خرج دهید
آنت گرنت، متخصص ارتباطات می گوید: «کمال گرایی بهره وری را نابود می کند». او اعتقاد دارد خوب بودن (در برابر بی نقص بودن) کافی است؛ از دیدگاه او دیگر ترفند های بهره وری، در مقایسه با دانستن همین یک مورد رنگ می بازند.
۶- شبکه ی ارتباطات خود را هرس کنید
شبکه سازی اجتماعی مزایای زیادی دارد، اما مدیریت شبکه ای لجام گسیخته از افراد متعدد جزو این مزایا نیست. ساوا برهانه از مرکز زنان و کسب و کار دانشگاه بنتلی، راه حل ساده ای برای این موضوع دارد. او می گوید: «من در پایان هر سه ماه، نگاه می کنم ببینم کدام روابط برایم نتیجه، بهره وری، و رضایت به همراه داشته اند. سپس سعی می کنم ارتباطات نتیجه بخش را بیشتر و ارتباطات بی ثمر را حذف کنم».
او اضافه می کند: «هدف از این کار، از بین بردن پل های ارتباطی نیست، بلکه حذف روابط غیر مفید، انرژی بر و بی نتیجه است».
۷- از انجام چند کار با هم پرهیز کنید و به مراقبه بپردازید
همه ی ما سال هاست که شنیده ایم انجام چند کار با هم ایده ی خوبی نیست. اما هاروی دویچندورف، نویسنده و متخصص هوش هیجانی می گوید این نکته باز هم نیاز به تکرار دارد: «در آن واحد تنها روی انجام یک کار تمرکز کنید. انجام چند کار با هم افسانه است. من حس می کنم اگر بخواهم چند کار را با هم انجام دهم، نمی توانم هیچ یک از آنها را درست انجام دهم».
برای آنکه بهتر بتوانید روی انجام یک کار در آن واحد تمرکز کنید، دویچندورف انجام فعالیت هایی نیازمند تمرکز مثل مراقبه را توصیه می کند و می گوید: «من هر روز تمرکز می کنم و به نظرم این کار به باز شدن ذهن کمک می کند و باعث می شود آگاهانه تر و با دقت بیشتری روی کارم متمرکز شوم».
۸- برای خودتان قانون داشته باشید
بسیاری از مواقع به جای آنکه ما زمان خود را مدیریت کنیم، اجازه می دهیم زمان ما را مدیریت کند. الیزابت گریس، مربی مدیریت زمان می گوید برای به دست گرفتن کنترل زمان باید حد و مرز هایی تعیین کرد.
خبر خوب این است که شما می توانید حتی با وجود این حد و مرز ها، هر چقدر که می خواهید آزادی عمل داشته باشید. گریس می گوید: «قوانین شما می توانند چیزی شبیه حد اکثر دو جلسه ی شبکه سازی در هفته یا حداکثر چهار مشتری در روز باشند. به این قوانین پایبند بمانید و هر جا لازم بود آنها را تعدیل کنید. این رویکرد به شما اجازه می دهد اطمینان حاصل کنید روی یک حوزه به قیمت بی توجهی به حوزه ای دیگر بیش از اندازه سرمایه گذاری نمی کنید».
۹- بیشتر آشپزی کنید
آشپزی شاید توصیه ای در جهت افزایش بهره وری به نظر نرسد، اما فیسل هوک آن را مفید می داند. آشپزی بر خلاف کارهای اجرایی کوتاه اما پر دردسر روزانه که ما را تمام روز مشغول نگه می دارند، کاری فرایندی و بر اساس تصمیم گیری محسوب می شود. به عقیده ی هوک، این کار قوه ی تحلیل، خلاقیت و صبر را در افراد تقویت می کند.
۱۰- خوش بگذرانید
شاید خشنودی های آنی آنقدر ها هم بد نباشند. توصیه ی دکتر توماس کومارو در این زمینه این است: «کار های لذتبخش را بلافاصله انجام دهید اما کارهای آزاردهنده یا نه چندان جالب را تا جایی که می شود به تعویق بیاندازید». او علت این توصیه را اینگونه توضیح می دهد: «کارهای لذتبخش و جذاب خود به خود انگیزه بخش هستند و کمک می کنند باقی کارهایتان را نیز به انجام برسانید»
نظرات کاربران