ترفندهایی برای استفاده‌ی بهتر از جیمیل

 Gmail یکی از بهترین سرویس‌های ایمیل است که کاربران زیادی هم دارد. برخی افراد بیشتر کارهای خود را از طریق اینترنت انجام می‌دهند و از ایمیل استفاده‌ی بسیار زیادی دارند. برای این دسته از افراد، مسلط بودن به سرویس ایمیل اصلیشان بسیار مهم است. کلیدهای میانبر، امکانات و دکمه‌هایی که در جاهای مختلف برای انجام سریع‌تر امور قرار داده شده، برچسب‌ها و دسته‌بندی‌های شخصی، جست‌وجو و سایر امکانات جیمیل برای کاربران آن مهم است. لذا ۱۱ نکته‌ و ترفند برای استفاده‌ی بهتر از این سرویس ایمیل محبوب را برایتان آماده کرده‌ایم. با ما باشید.

انصراف از ارسال یک ایمیل قابلیت خوبی است که در جیمیل وجود دارد و با مراجعه به بخش تنظیمات (آیکون چرخ‌دنده) و در تب Labs می‌توان آن را فعال کرد. در این صورت اگر اشتباهاً ایمیلی را به آدرسی بفرستید، می‌توانید به سرعت از ارسال آن انصراف دهید.

شاید ظاهر جیمیل برایتان کمی شلوغ و به هم ریخته باشد و شاید هم برعکس، به نظر خیلی فشرده برسد. اگر رزولوشن نمایشگر شما خیلی پایین یا خیلی بالا باشد و همچنین از نظر ابعادی کوچک یا بزرگ باشد، این مشکل برایتان پیش می‌آید. برای اینکه تراکم آیکون‌ها و ایمیل‌ها بیشتر شود و به اصطلاح جمع‌و‌جور شود، بهتر است از حالت نمایش Compact یا فشرده استفاده کنید و اگر می‌خواهیم عناصر بزرگ‌تر شوند، حالت Comfortable را انتخاب نمایید. برای انتخاب این حالات نمایش از آیکون چرخ‌دنده استفاده کنید که در سمت بالا و راست دیده می‌شود.

قبل از هر چیز به Setting رفته و از تب تنظیمات عمومی یا General، گزینه‌ی Keyboard Shortcuts را در حالت فعال یا on قرار دهید. چند کلید میانبر مفید و ضروری که باید در استفاده از جیمیل بلد باشید به شرح زیر است:J برای باز کردن ایمیل قبلیK برای باز کردن ایمیل بعدی

E برای آرشیو‌کردن یک ایمیل

شیفت و # برای فرستادن به سطل زباله یا Trash

/ برای تایپ‌کردن در نوار جست‌وجو

A برای پاسخ‌دادن به ایمیل در جواب تمام افرادی که ایمیل مورد نظر برایشان ارسال شده است

R هم برای پاسخ‌دادن به یک ایمیل تنها در جواب یک شخص

برای استفاده از عکس‌ها در جیمیل کافی است که با کلید میانبر Ctrl+V آنها را پیست کنید. البته قبل از این عمل باید عکس را در کلیپ‌برد کپی کرده باشید. با استفاده از قابلیت بکاپ‌گیری گوگل پلاس کار کمی ساده‌تر می‌شود؛ چرا که هر عکسی که با گوشی یا تبلت خود گرفته باشید، روی گوگل درایو ذخیره می‌شود. کاربرد آن در جیمیل این است که می‌توانید از دکمه‌ی Insert که گوگل اخیراً در کادر ایجاد ایمیل جدید اضافه کرده، استفاده کنید و عکس‌های گوگل درایو خود را در ایمیل قرار دهید. البته امکان به اشتراک‌گذاری یک آلبوم کامل هم وجود دارد.

اگر فضای ۱۵ گیگابایتی جیمیل شما رو به اتمام است، می‌توانید با استفاده از این لینک بررسی کنید که فضای موجود به چه صورت استفاده شده و برای خالی‌کردن موارد حجیم باید از کجا شروع کرد.به این منظور عبارت “size:[x number]m”  را جست‌وجو کنید. دقت کنید که باید کوتیشن‌مارک‌ها هم وجود داشته باشد. مثلاً با جست‌وجوی عبارت “size:100k” تمام ایمیل‌هایی که ظرفیت بیش از ۱۰۰ کیلوبایت را اشغال کرده‌اند، نمایش داده می‌شوند. به جای k از m استفاده کنید و ایمیل‌های بیشتر از ۱۰۰ مگابایت را پیدا کنید.

با فعال کردن افزونه‌ای به نام Unread message icon می‌توان در کنار نام تب‌ها تعداد ایمیل‌های خوانده نشده را هم مشاهده کرد؛ البته به شرطی که تعداد تب‌ها زیاد نباشد. تعداد به صورت خودکار بروز می‌شود و لذا نیازی به بازکردن تبی که جیمیل در آن باز شده ندارید. برای فعال‌کردن این ویژگی مسیر زیر را در تنظیمات دنبال کنید:Settings > Labs tab > Enable “Unread message icon

اگر دوست دارید جیمیل شما خلوت باشد، از آیکون Send and Archive به جای Send معمولی برای پاسخ به ایمیل‌ها استفاده کنید. مثلاً وقتی به ایمیلی پاسخ می‌دهید، می‌توانید با این قابلیت جیمیل، ایمیل مورد نظر را به آرشیو منتقل کنید. البته آرشیو با حذف‌کردن متفاوت است. برای دیدن ایمیل‌های آرشیو شده می‌توان از تب All Mail در بخش کناری یا نوار جست‌وجو در بالای صفحه استفاده کرد.برای فعال کردن این ویژگی جیمیل مسیر زیر را دنبال کنید:
Setting > General > Show Send & Archive Button in reply

Gmail Offline یکی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و مزایای جیمیل است. این افزونه به شما اجازه می‌دهد که ایمیل‌ها را بخوانید، پاسخ دهید، جست‌وجو و آرشیو کنید، آن هم بدون اتصال به اینترنت.برای فعال‌کردن این ویژگی در تنظیمات جیمیل به تب Offline مراجعه کنید. لینکی برای نصب افزونه در این تب قرار داده شده که پس از نصب آن، امکان همگام‌سازی ایمیل‌ها فراهم می‌شود. بدین صورت که در حالت آفلاین همه چیز توسط افزونه ذخیره می‌شود و به محض اتصال به اینترنت، با جیمیل آنلاین همگام‌سازی می‌گردد.

پاسخ دادن به ایمیل کاری زمان‌بر است. اگر سرتان شلوغ باشد و در انجام این مهم تعلل کنید، ممکن است برخی ایمیل‌های مهم بدون پاسخ باقی بمانند. لذا بهتر است چنین ایمیل‌هایی را به Tasks خود اضافه کنید. در بخش بالا و چپ روی عبارت Gmail کلید کنید و از لیست نمایان شده، گزینه‌ی Tasks را برگزینید.برای اضافه‌کردن ایمیل به لیست کارهای خود باید ابتدا آن را باز یا با زدن چک‌مارک کنار تیتر، آن را انتخاب کنید. سپس از دکمه‌ی More در بالای تب‌ها استفاده کرده و گزینه‌ی Add to Tasks را انتخاب کنید. اضافه‌کردن ایمیل‌ها هم با انتخاب چند ایمیل و استفاده از همین گزینه امکان‌پذیر است.

شاید در وب‌سایت‌های زیادی ثبت‌نام کرده‌اید و از اینکه ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنید، خسته شده‌اید. برای انصراف از ثبت‌نام یا به اصطلاح unsubscribe در نوار جست‌وجو همین عبارت را تایپ کنید. نتیجه‌ی جست‌وجو این است که تمام مواردی که شامل این عبارت هستند، نمایش داده می‌شوند و می‌توان یک به یک همه‌ی موارد را بررسی کرد. پلاگینی به نام Unroll.me هم برای پاکسازی این نوع ایمیل‌ها وجود دارد که کار را ساده‌تر می‌کند.

با درگ‌کردن لیبل‌های جیمیل از بخش بالایی اینباکس و رها‌کردن روی ایمیل‌ها، می‌توان عمل لیبل‌گذاری را سریع‌تر و راحت‌تر انجام داد.